ˇ Tudod-e, hogy a látogatójegy, a vizitkártya, a névkártya az egyik legrégebbi protokollkellék? Kínában már évezredekkel ezelőtt is használták. Hogy mire?
ˇ A névjegykártya eredetileg látogatójegy volt. A telefon elterjedése előtt az emberek nem tudták mindig látogatásukat előre jelezni egymásnak, pedig ez a társasági élet elengedhetetlen része volt.
ˇ Szerintetek milyen a jó névjegykártya?
ˇ A magán névjegykártya saját (jó vagy rossz) ízlésünket követi. A hivatalos névjegykártyával szemben azonban vannak követelmények. Mérete 9 cm x 5 cm. Nem jó, ha nagyobb, mert akkor a szabványosított névjegytartókban nem tárolható, és nem jó, ha sokkal kisebb, mert akkor elsődleges és egyetlen funkciója, tudniillik hogy a nevünk van rajta, nem érvényesül; magyarán: nem olvasható. Szintén a tárolás és az egységes használat miatt célszerű, ha a kártya fekvő formátumú. Jó, ha anyaga fehér vagy törtfehér kartonlap, a nyomott szöveg pedig fekete vagy más, de mindenképp sötét színű. A betű típusa nincs ugyan előírva, de feltétlenül első látásra és kartávolságból olvashatónak kell lennie.
A névjegy nem reklámhordozó. Az összecsukható, kívül-belül megrajzolt, túldíszített névjegykártya csak egyet nem tud: a nevet egyértelműen közölni.
Általában a hivatalos névjegy felső harmadban a cég emblémája (logója) kap helyet. Középen van a név és keresztnév, alatta pedig az a rang, tudományos fokozat, beosztás, ami az adott cégnél az adott munkakör ellátásához szükséges. Ez alá kerül a cég neve, majd a kártya jobb és bal alsó sarkaiba a postai cím, a másik oldalra a telefon, fax- és e-mail-szám.
ˇ Hivatalos névjegykártyára magánadat nem kerülhet. Természetesen kivétel például az orvos és minden más olyan foglalkozás, ami magában foglalja a feltétlen elérhetőséget, és kivétel lehet például az is, aki otthon dolgozik rendszeresen.
ˇ A nevünket úgy kell megadni, ahogy az üzleti életben használjuk. A név alatt jelöljük beosztásunkat.
ˇ Akik szabadon beszélnek egy nyelvet, azok készíttethetnek azon a nyelven is névjegykártyát. A gyakorlatban talán az a legcélszerűbb, ha az idegen nyelvű változat a magyar hátoldalára kerül. Így a külföldi partner több információhoz jut rólunk. Az idegen nyelvű névjegykártyán a beosztást, tudományos fokozatot lefordítjuk, a cég nevét is. Viszont eredeti marad a címzés. A telefon-, illetve faxszám elé nagyon hasznos zárójelben odaírni Magyarország hívószámát és a város körzetszámát is.
ˇ A mobiltelefonszám hivatalos és magán adat is egyben, hiszen akkor is nálunk van a készülék, ha nem a munkahelyen vagyunk. Mindenki maga döntse el, örülne-e, ha éjjel fél egykor külföldi partnere hivatalos ügyben keresné. Ha nem akkor ne írja rá a hivatalos kártyára a mobilszámát. Legfeljebb a partner kérésére, vagy kölcsönös megállapodásuk alapján, utólag adja meg.
ˇ A névjegykártya velünk van, nevünket írásban megerősítve közöljük. (Bemutatkozásnál az alárendelt mutatkozik be, a fölérendelt nyújtja a kezét és mondja a nevét. Az aktus következő mozzanata, hogy ha hosszabban elbeszélgetnek, az alárendelt átadja a névjegyét. A fölérendeltnek nem kell viszonoznia ezt, de jó ha megteszi.) A kapott névjegykártyát gondosan el kell olvasni, valamilyen módon reagálni rá, és úgy eltenni, hogy ne keveredjen a saját névjegykártyáinkkal. Visszatetszést kelt egy társaságban, ha valaki boldog-boldogtalannak osztogatja a névjegyét, mintha valami ügynökféle lenne.
ˇ Az átadott névjegykártya nem lehet gyűrött, piszkos, és nem lehet rajta kézzel írott javítás. Ha a kártya átadása után kölcsönösen úgy döntünk, hogy valami ok miatt megadjuk egymásnak a lakástelefonunkat is, akkor ott helyben ráírhatjuk a kártyára a másik jelenlétében is. Minden pótlólagos, kézi javítást, hozzáírást csak a másik engedélyével írhatunk a már átadott kártyánkra.
ˇ Ha üzleti tárgyalásra vendégeink érkeznek, először találkozunk, természetes, hogy a névjegykártyák átadása az első. Mikor leültünk, a kapott névjegykártyákat magunk elé tesszük abban a sorrendben, ahogy szemben a vendégek is ülnek, így nem tévesztjük el a megszólításukat. A kártya alapján tudjuk, hogy ki milyen területért felelős, és a tárgyalás végére pedig - ez a titkos haszon - memorizáljuk a neveket is.
ˇ Egy fogadás, konferencia után nagyon sok névjegykártyánk gyűlik össze. Célszerű mindjárt másnap rendezni, amíg emlékszünk, hogy kiktől is kaptuk. Aztán a névjegyeket a tárolásukra szolgáló noteszbe tesszük.
ˇ A névjegy helyettesíthet is bennünket. Ha a névjegykártyának arra az oldalára, amelyiken a nevünk van, a jobb felső sarokba ceruzával rövidítéseket írunk, a kisbetűk közé mindig pontot is kell tenni:
a.c. = "üdvözlettel"
p.r. = "köszönettel"
p.f. = "szerencsekívánat"
p.f.n.a. = "BUÉK"
ˇ Ez különösen akkor hasznos, ha egy munkahelyi részleg, osztály év végén együttesen küld üdvözlőlapokat a partnereknek. Ahelyett hogy több napon keresztül egyenként alá kellene írniuk a több tucat lapot, névjegykártyáikat teszik hozzá.Ha ott a rövidítéssel ellátott névjegyünk, nem kell aláírni. De ha fontos, kedves ügyfélről van szó, a kézzel írás varázsát semmi nem pótolja!
