Weboldalunkon cookie-kat használunk, melyek célja, hogy teljesebb szolgáltatást nyújtsunk látogatóink részére. További információ

Hirdetés
Hirdetés
Hirdetés
Hirdetés

Túlélési útmutató cégeknek I. – Hogyan legyünk hatékonyak online?

A koronavírus tagadhatatlanul felgyorsította a digitális átállást a munka világában. De mennyire sikerült ezzel megbirkóznia a kisvállalatoknak?
Hirdetés
Hirdetés
Hirdetés

Úgynevezett kényszeres digitalizáció kezdődött 2020 tavaszán mind az oktatás, mind a munka területén, amikor a koronavírus-járvány végigsöpört a világon. A cégeknek egy merőben új, eddig nem tapasztalt nehézséggel, a digitális átállással kellett szembenézniük. Nem várható el, hogy az átállás zökkenőmentesen menjen, hiszen a cégek nagy része nincsen felkészülve az effajta változásokra és rengeteg kérdés merül fel, amire saját maguk próbálják megtalálni a választ.

Hogyan szüntethetik meg a kettős adatrögzítést? Hogyan csökkenthetik az ezzel járó terheket, illetve a költségeiket? Működhet-e hatékonyan a home office munkavégzés? Milyen jelentős változásokra kell számítani a közeljövőben? Többek között ezeknek a fontos kérdéseknek a megválaszolásával szeretnénk segítséget nyújtani cikksorozatunk első részében.

Shutterstock

Milyen problémák merültek fel a leggyakrabban a home office-ra való átállás kapcsán?

Nem volt felkészülési idő, tevékenységtől és mérettől függően, gyakorlatilag egyik napról a másikra kellett áttérniük a cégeknek a home office munkarendre. Mivel Magyarországon még nincs kialakult home office-kultúra és szabályozás, így a cégek maguk próbálták meg orvosolni a felmerülő és idővel sokasodó problémáikat.

A „tűzoltás” jellegű megoldáskeresés volt a jellemző, hiszen ilyen rövid idő alatt sem a cégvezetés, sem a munkavállalók nem tudtak alkalmazkodni az újonnan kialakult helyzethez. Lassultak a vállalati és döntéshozatali folyamatok, ebből csúszások és félreértések adódhattak.

Elsődleges problémaforrásként az adatok otthonról történő biztonságos elérése merült fel, amelynek egy alternatívája a VPN (Virtual Private Network), kvázi egy titkosított adatkapcsolat a szerver vagy a központi gép és a dolgozók gépei között. Míg eddig sok vállalat az asztali számítógépeket részesítette előnyben most a laptopokra és az egyéb hordozható eszközökre nőtt meg hirtelen az igény – mondta Kolonics Gergő, a Green Tech Innováció Zrt. szervizvezetője.

Emellett olyan kommunikációs problémák is felvetődtek, amelyekre mindeddig nem volt példa, a napi kommunikáció módjának megváltozása a munkavállalók közötti félreértések melegágya lett. A munkatársak a cég vagy saját maguk által létrehozott chatcsoportokon keresztül kezdtek kommunikálni, amelyek egy idő után elvesztették munkaügyi jelentőségüket, mivel sokan a többiekkel való napi kapcsolattartás egyik színhelyének tekintették és a munkavégzés szempontjából nem releváns információkat is megosztottak olyanokkal, akiket az nem érintett. Így előfordult, hogy az esetleges chat némítása vagy az üzenetek ignorálása révén a fontos információ nem, vagy csak késve jutott el a címzetthez.

Az a bevett gyakorlat, hogy a cégek e-mailben küldték a számlákat, valamint a különböző személyes adatokat tartalmazó dokumentumokat a beszállítóknak és a munkatársaknak, felveti az információbiztonság problematikáját; nem biztos, hogy csak az fér hozzá ezekhez az adatokhoz, akinek címezték, így nyilvánosságra kerülhetnek olyan céges illetve személyes adatok, amelyeket a küldő nem szeretett volna ország-világ elé tárni.

Az ingyenes chatszoftverek és a felhőalapú fájlmegosztók használata alapvetően nem tűnik rossz megoldásnak, azonban ezeket a szoftvereket rendkívül könnyű feltörni, hozzájuk férni vagy becsatlakozni egy-egy videomegbeszélésbe. Gondoljunk csak a nemrégiben történt „zoomos évzáró” esetére, ahol azért használták ezt a szoftvert, mert sokan tudnak egyszerre részt venni a videochatben, azonban azt nem vették figyelembe, hogy illetéktelen személyek is könnyedén megmutathatják magukat a többi résztvevőnek.

A felhőalapú fájlmegosztásnál, habár lehetséges a dokumentumok több személy általi, és azonnal látható eredménnyel járó szerkesztése, sokan mégsem tudják megfelelően használni, így előfordulhat, hogy több mappában, többféle változatban található meg ugyanaz a dokumentum. Fontos, hogy legyen egy megfelelően strukturált, könnyedén átlátható és használható mapparendszer, és a fájlok megfelelő megnevezése a könnyebb kereshetőség érdekében. Mindezek figyelembe vételével cégvezetőként érdemes lehet tehát beruházni egy fizetős szoftverre, amely megfelel a fenti követelményeknek, így nem csak a munkavállalók életét könnyítik meg, hanem az adataikat is biztonságban tudhatják.

Hogyan szerezhetnek így cégek új vásárlókat, ügyfeleket?

Az offline értékesítési csatornák a vírushelyzet miatt jócskán beszűkültek, így most számos vállalkozás számára az online tér jelenti a megoldást. Mindez az eddig csupán online jelenlévő és az internetes értékesítésbe újonnan bekapcsolódó vállalkozások és szolgáltatók számára is rengeteg változással járt. A hirtelen megugró internetes piaci jelenlét miatt hatalmas verseny alakult ki, ez pedig elég felkészületlenül érte a cégek többségét, mindenki elkezdte keresni a tömegből való kitűnés lehetőségét.

Sokan a legegyszerűbb, könnyen elérhető, ingyenes sablonokat kezdték használni, azonban az online térben, ugyanúgy, mint az offline üzleteknél, rendkívül fontos a minőség, hogy a vásárló jól érezze magát a vásárlás közben, átlássa a boltot, és könnyedén megtalálhassa, amire szüksége van. Ezt az ingyenes szolgáltatások nem tudják megadni – emelte ki Ferencz Zoltán, a vállalkozásközpont igazgatója.

Shutterstock

Milyen jelentős változások lesznek hatással a közeljövőben a kisvállalatok pénzügyi adminisztrációs folyamataira?

Érdemes megemlíteni, hogy a NAV online számlaadat-szolgáltatás többlépcsős bevezetésének köszönhetően az adóhivatal 2021. január első napjától már nem csak az adóalanyok hanem például a természetes személyek részére kibocsátott számlákról, illetve a közösségen belüli, és export adómentes termékértékesítésről is kap adatszolgáltatást. Ez a valós idejű adatszolgáltatás egy újabb mérföldkő, de nem csupán a NAV, hanem a vállalkozások, a gazdaság szereplői számára is.

E folyamat kapcsán – a NAV tervei szerint – várhatóan 2021 második felében az adóhatóság már képes lesz egy ÁFA-bevallástervezetet készíteni az összes Magyarországon regisztrált adóalany részére, ugyanúgy mint ahogyan ezt teszi már több éve a magánszemélyek számára elkészített SZJA-bevallás tervezetében. Az összes kontrolladat rendelkezésre áll, ezen digitalizáció terjedése és kihasználása jelentős hatékonysági növekedést hozhat felszínre a gazdaság szereplőinek. Itt kihangsúlyoznánk a „kontroll” jelentőségét, azaz, hogy a könyvelőnek kell eldöntenie, melyik ÁFA-bevallási időszakban kell ténylegesen könyvelni az adott számlákat – mondta Ágoston Mónika, a vállalkozásközpont vezető könyvelője.

Jelentős változás még, hogy a korábbi 30 és 15 nap után most a teljesítéstől számított 8 napon belül ki kell állítani a számlát. Ez rendkívül rövid idő a számla kiállítására, a cégek a naprakész információk hiányában könnyedén kicsúszhatnak a határidőből. Egy minden pénzügyi folyamatot átfogó szolgáltatás segítségével például ez a probléma is kiküszöbölhető.

Mire van szüksége a vállalkozásoknak, hogy versenyképesek maradjanak a piacon?

Sokkal gyorsabb adatszolgáltatásra van szükség, a tulajdonosnak real time kell követni a vállalat egyenlegeit. Vegyük például azt az esetet, amikor a cég kap egy ajánlatot egy beszállítótól. Ilyenkor nincs idő annak áttekintésére, hogyan is fog állni a vállalat anyagilag két hét múlva, amikor ki kell fizetnie az adott árut. A mai, felgyorsult világban nem megfelelő hatékonyságú, ha a vállalkozó az utolsó pillanatban nézi meg, hogyan áll az ÁFA-egyenleg, hanem egyfajta előzetes tudás mellett kell intéznie a beszerzéseket vagy a számlázásokat.

A döntéselőkészítésnél jóval korábbi fázisokban be kell vonni a könyvelőket és az illetékes pénzügyi szakembereket, sokkal több háttértámogatásra van szükség a konkrét döntések meghozatala előtt.

Hogyan érdemes manapság reklámozni?

A hatékony online jelenlét nélkülözhetetlen a cég versenyképességének növelése érdekében. A tartalomgyártás, a közösségi médiában való jelenlét, illetve a folyamatos megújulás nélkülözhetetlen a fennmaradáshoz.

A vállalkozás online marketingjével, habár elengedhetetlen, elég kevés cégvezető foglalkozik. Példának okért, a Facebook-oldal kezelése kimerül néhány tájékoztató jellegű posztban, holott akár ezen a felületen, akár más platformon rendkívül széles paletta áll rendelkezésre, ha kreatív és figyelemfelhívó hirdetést szeretnének létrehozni. A saját honlap már nem elég, szükségesek a hozzá kapcsolódó interaktív felületek, mint például az online piactér, azaz a fent már említett webshop, az Instagram professzionális használata, a weboldal keresőoptimizálása, illetve a tematikus oldalak – összegezte Ferencz Zoltán.

Online cikksorozatunk következő részében szakértőink konkrét, és minden vállalkozás számára hasznos tanácsokat nyújtanak a digitális eszközök használatára vonatkozóan. Rávilágítunk többek között arra, hogy pontosan miként tudnak megfelelni a kisvállalatok a fent említett kihívásoknak, illetve kitérünk a bevezetendő digitális eszközök kritériumaira is.

Egy szerkesztőség fenntartása nagyon sok pénzbe kerül. Segítsd a Nyugat.hu munkáját, mert a függetlenségnek ára van! December 3-tól 20-ig tartó kampányunkban kétmillió forintot szeretnénk összegyűjteni. Ezt a pénzt elsősorban az újságírók bérére szánjuk, hogy a valóban fontos ügyekkel foglalkozhassanak. Itt támogathatsz és tudhatsz meg többet a kampányunkról.

Látott valami érdekeset, izgalmasat, szokatlant? Írja meg nekünk vagy küldjön róla fotót, akár névtelenül is facebook messengeren ide kattintva vagy emailben: jelentem@nyugat.hu
Hirdetés
Hirdetés
Hirdetés
Hirdetés
Hirdetés
Hirdetés

(X)

Hirdetés