Mert ugye vannak a velünk szemben támasztott elvárások, meg azok a dolgok, amiket mi várunk el önmagunktól és ezeket bizony össze kell egyeztetni. Azt pedig korántsem nevezhetjük ideálisnak, ha a nap 24 órájából 26-ot munkával töltünk. A túlórák ideje tehát lejárt! A termelékenységgé a szebb jövő. Mi ezt tesszük mindezért:
#1. Naptár, szinkronban
Egy naptár feltétlenül kell, igaz egyesek képesek ezt túlzásba vinni, és a körülöttük lévő összes naptárba feljegyeznek valamit, legyen az a PC-s, a fali, az asztali naptár, esetleg a kolléga határidőnaplója. Amennyire lehet, le kell csökkentenünk a naptárak számát, ezért jó, ha egy könnyen szinkronizálható online megoldást választunk. Ha minden eszközön naprakészen látjuk a teendőink listáját, akkor több időnk marad a dolgok megvalósítására.
#2. Projektmenedzsment, csak Neked!
Mindig megvan a teendőknek az a sora, ami a lehető leghatékonyabb és leggyorsabb munkavégzést teszi lehetővé. Szóval, ne kapkodjunk, szánjunk egy percet arra, hogy végiggondoljuk, melyik folyamat mikor következik, írjuk le ezeket szépen sorba, és csak ezután kezdjünk neki!
#3. Mindig tartsuk be a négy ütemet!
Mindig azokat a projekteket vegyük előre, amiket a legnehezebb megcsinálni, mert ha ezeket már hétfőn letudjuk, csupa móka és kacagás lesz a hetünk. Természetesen a kész jelentést csak péntek délután küldjük el, hadd jusson ki másoknak is a jóból.
#4. Próbáljuk nyomon követni az időnket
Teljesen felesleges hajszolnunk a másodperceket, azok úgyis mindig gyorsabbak lesznek nálunk. Inkább próbáljuk megfigyelni, hogy mennyi időnk megy el az egyes tevékenységekre, és mikor következnek be azok az üresjáratok, amikor valami teljesen haszontalan dolgot csinálunk, például gemkapocsból, gumikarikából és ceruzából íjat, amivel az üzenőfalra rajz-szögelt főnöki portrét nyilazzuk vagy húsz percig – irodai székből hátrafelé, ahogy azt kell.
#5. Menetrend a lelke mindennek
Ne zsúfoljunk túl sok mindent egy napba, mert akkor csak azt fogjuk érezni, hogy egy folyamatos rohanás az életünk. A kevesebb néha több, főleg akkor, ha van időnk felkészülni az éppen aktuális feladatra. Szóval, ne érkezzünk meg sehova csapzottan, kimerülten!
#6. Ne hagyjunk esélyt a megszakítóknak
Amikor egy fontos projekten dolgozunk, a telefonunkkal együtt kapcsoljunk ki minden értesítési hangot, jelzést (sms, e-mail, twitter, satöbbi) ami akárcsak egy pillanatra is, de elvonhatja a figyelmünk. Tanuljunk meg az adott feladatra koncentrálni. Első a munka, minden más csak utána van!
#7. Készüljünk fel a váratlanra is
De mondhattam volna azt is, hogy számoljunk Murphy törvényeivel is, hiszen ami elromolhat, el is romlik. Tehát, ha egy adott feladatot képesek vagyunk 15 perc alatt elvégezni, akkor számoljunk 20-25 perccel, hagyjunk időt a váratlannak, hogy legyen időnk azt is megoldani, ha beüt a krach.
#8. A végtelenbe és tovább!
Próbáljunk meg produktívak maradni útközben is. Amíg A pontból B-be ingázunk, hallgassuk vissza szöveges jegyzeteink, nézzünk a témához kapcsolódó videót (lehetőleg ne vezetés közben) vagy csak olvassuk át a papírjainkat.
#9. Tizenöt perc szünet
Lehetőleg 45 percenként tartsunk negyedóra szünetet, általában ez az optimális arány, hiszen képtelenség ugyanarra a feladatra mindig száz százalékosan odafigyelni. Az idő előrehaladtával a koncentráció is csökken, így egy kis szünet csodákra képes. Ilyenkor sétáljunk egy kicsit, nyissuk ki az ablakot, igyunk meg valamit (azért ne alkoholt), mert ezek után fognak jönni a jobbnál-jobb gondolatok. A mentális frissesség nagyon fontos.
#10. Dolgozd ki papíron!
Ha úgy érzed, hogy valami benned ragadt, akkor írd le a kérdést, a részleteket, esetleg rajzold le, és meglátod, sokkal könnyebb lesz így megoldanod a problémát.
#11. Mindig legyen rajtad a fej-, vagy fülhallgatód
Nem kell folyamatosan zenét hallgatni, már az is bőven elég, ha a körülötted lévők azt hiszik, hogy hiába szólnak hozzád, akkor sem hallod. Ezzel elkerülheted az unalmas és sokszor felesleges apró fecsegéseket, amik kizökkenthetnek a munkádból. A beszélgetésekre ott van az óránkénti 15 perc szünet!
#12. Egyél, igyál, aludj és szeretkezz!
Az étrend és a rendszeres pihenés megnöveli szervezetünk energiaszintjét, így könnyebben lendülhetünk túl a holtpontokon és az akadályokon is. A rendszeres testmozgás is ezt a célt szolgálja, legyen az pár kör a Csótó körül, vagy némi lepedő akrobatika.
#13. Tanulj meg törölni és nemet mondani
Nem kell minden feladatot elvállalni, nem kell minden e-mailre válaszolni. A jelentéktelenebb dolgokat nyugodtan ignorálhatjuk, és mondhatunk nemet feladatokra, amikor úgy érezzük, elértük teljesítőképességünk határát.
#14. Legyél rugalmas
Vagyis, ezek csak javaslatok, nem kőkemény szabályok, amiket, ha törik, ha szakad alapon be kell tartani. Az időgazdálkodás tipikusan az a sport, ahol rengeteget kell kísérletezni, mert minden embernek mások a szükségletei és a munkamódszerei is, így egyes tanácsok sohasem fognak náluk működni.
