Weboldalunkon cookie-kat használunk, melyek célja, hogy teljesebb szolgáltatást nyújtsunk látogatóink részére. További információ

Hirdetés
Hirdetés
Hirdetés
Hirdetés

Az üzleti tervtől a dokumentumok kezeléséig – így dolgozik a szombathelyi Vállalkozásközpont

A 21. század könyvelése jócskán túlmutat önmagán. Ha ön cégvezető, erről tudnia kell.
Hirdetés
Hirdetés
Hirdetés

Korábban részletesen foglalkoztunk Túlélési útmutató cégeknek II. – Tanácsok és tippek, hogy könnyebben menjen a digitális átállás November 11. 21:05 azzal, hogyan tud hatékonyan működni egy cég a 21. században, milyen digitális eszközök és megoldások állnak a rendelkezésükre.

A szabad sajtó nem létezhet nélküled. Támogasd a Nyugat.hu-t!
Támogatom

Most egy valóságos példán keresztül nemcsak abba nyerhetünk betekintést, miként is történik ez a gyakorlatban, de megmutatjuk azokat a digitális technikára épülő, valós idejű szolgáltatásokat is, amelyek alapjaiban változtatják meg a könyvelésről és könyvvitelről alkotott képünket.

Ha ön része egy cég vezetésének, érdemes figyelmesen elolvasnia és végig gondolnia mindezt.

Ferencz Zoltán
Németh Zoltán

„A cégek a könyvelést általában kötelező rosszként élik meg, mi viszont abban hiszünk, hogy az általunk hozzáadott értékekkel, a könyvelés során keletkezett és rendszerezett adatok használatával hozzájárulhatunk partnereink hatékonyabb üzleti működéséhez és segíthetünk a megalapozottabb vezetői döntések meghozatalában” – mondja Ferencz Zoltán a szombathelyi székhelyű Vállalkozásközpont igazgatója.

A magyarországi gyakorlat leginkább az, hogy a vállalkozások év közben összegyűjtik, rendszerezik a számláikat, a jelenléti íveiket, amiket aztán havonta eljuttatnak a könyvelőnek. Ez utóbbi olykor telefonál információkért, szerződéseket vagy teljesítési igazolásokat kér be, majd közli, hogy mennyi az aktuális áfa, mennyit kell utalni a munkavállalóknak és a különböző járulékokra. Az év felénél a könyvelők szoktak kérni egy hosszabb elbeszélgetést, amit később a zárás elkészítése előtt egy komolyabb információcsere egészít ki. A lelkiismeretes könyvelők igyekeznek együtt gondolkodni az adóoptimalizációról is.

„Mi másként dolgozunk. A könyvelő piacon egyedülálló az a komplex szolgáltatáscsomag - és ennek szinergiái - amit mi kínálunk. Ha úgy tetszik, fogjuk a partnereink kezét már a kezdetektől fogva. Minél jobban megismerünk egy vállalkozást és annak működését, annál szervesebben tudunk belefolyni a napi munkájába, pro-aktívan segíteni a működését, előkészíteni a döntéseket. A Vállalkozásközpont egy nagyobb szervezet, ahol minden területnek megvan a maga szakértője” – teszi hozzá Sipos Dániel a Vállalkozásközpont számviteli szakértője.

Majd megtudjuk a részleteket és az összefüggéseket.

Üzleti terv készítése és nyomon követése

A magyar kis- és középvállalkozások vezetői sok esetben üzleti terv nélkül, „érzésből” hozzák a döntéseiket. A Vállalkozásközpont nemcsak a terv elkészítésében tud segítséget nyújtani, de későbbi nyomon követésében is, összehasonlítva a tervadatokat a mindenkori tényadatokkal. Eredménykimutatások és cash-flow-k segítségével napra készen tudható, hol tart éppen a projekt megvalósulása. Ha készül egy professzionális pénzügyi terv, szimulációk a lehetséges forgatókönyvekről, akkor az esetleges változásokhoz sokkal könnyebb alkalmazkodni, mintha - szakértelem, idő vagy szándék hiányában – ez a lépés elmarad.

Informatikai infrastruktúra

A projektek valós idejű (real time) nyomon követéséhez gyakran a szoftver jelenti a szűk keresztmetszetet. Merthogy ehhez nem elég egy átlagos könyvelési program, szükség van olyan alkalmazásra is, amely azoknál több gyűjtőcsoportot tud kezelni. A Vállalkozásközpont szoftvere nemcsak ezeket a kiterjesztett könyvelési kategóriákat kezeli, de megoldást nyújt az együttműködő cégek közös költségeinek elosztására és könyvelésére, amely a gyakorlatban számos problémát szokott felvetni. A logikusan strukturált és jó hozzáférésű adatstruktúra – az üzleti tervhez hasonlóan – szintén segít a gyors és jó döntések meghozatalában.

Helyére pattintani az adatokat

Attól még nincs lekönyvelve egy számviteli adat, hogy bekerül egy digitális könyvelőprogramba, hiszen még hátravan a megfelelő helyre történő kontírozás. Ehhez a könyvelőnek szüksége van háttéradatokra a gazdasági eseményekről. Például egy IT-cég könyvelője egy számla alapján nem tudja megmondani, hogy egy tegnap vásárolt laptop áru vagy tárgyi eszköz lesz-e, esetleg egy pályázatban szeretnék elszámolni. De ha a könyvelő cég tisztában van az adott cég futó projektjeivel, netán ezekbe már a szerződéskötés szakaszában bekapcsolódott, akkor a kontírozásnál maguktól értetődően a helyükre kerülnek ezek a tételek.

Zoller Babett és Ferencz Zoltán
Németh Zoltán

A real time kiküszöböli a duplikációt

A hagyományos könyvelőcégek jellemzően a szállító-vevő analitikákat, áfatartozást, cash-flowt-t tartják számon, úgy, hogy a hónap végén megkapják a számlákat, majd 5-10 nap alatt feldolgozzák azokat. Az átfutás miatt a cégek általában saját nyilvántartásokat is vezetnek Excel-táblázatokban, ami kényszerű adatduplikációt jelent. Mindez felesleges, ha a cég folyamatosan naprakész (real time) adatokat kap a könyvelőjétől. A Vállakozásközpont már néhány éve azzal a módszerrel dolgozik, hogy még aznap lekönyveli a szkennelve kapott bizonylatokat, majd másnap délelőtt a partnerek egy táblázatban megkapják az aktuális adatokat. Ezzel a cégek jelentős időt és munkaerő ráfordítást tudnak megtakarítani.

A tartozások és követelések nyomon követése mellett a központ figyeli a rehabilitációs járulékokat, a fejlesztési tartalékok felhasználását, a de-minimis támogatások és a KATA alakulását is. Ez utóbbi a jogszabályi változások miatt fontos és érzékeny kérdés lesz jövőre, amely nagy kihívást jelent majd az érintetteknek.

Még mélyebb együttműködés

„A partnereink vannak akkora bizalommal felénk, hogy hozzáférést adnak a banki programjukhoz is, így a számlák mellett a bankkivonaton megjelenő események is azonnal könyvelhetők” – magyarázza Zoller Babett, a Vállalkozásközpont pénzügyi vezetője.

Technikailag arra is lehetőség van – és több partner él is vele -, hogy az utalások rögzítése a könyvelőprogramból történjen, ami szintén jelentős munkaerő-megtakarítást jelent a cégeknek. Mivel az utalások jóváhagyását természetesen továbbra is a megbízó cég munkatársai végzik, így nemcsak munkaerőt takarítanak meg, de a tranzakciók dupla ellenőrzése is megtörténik.

A gyorsaságot és naprakészséget elősegíti az online számlázás kötelezővé tétele, illetve az, hogy ma már a NAV rendszeréből azonnal lehúzhatók az adatok a könyvelőprogramba. Azaz ha egy vállalkozás számlát állít ki egy másiknak, az online adatszolgáltatás miatt abban a pillanatban hozzáférhetővé válik. Jövő év januárjától pedig a 3.0 interfész adatszolgáltatás következményeként már a természetes személyek részére kiállított számlák, a közösségen belüli, export termékértékesítésről és szolgáltatás nyújtásról kiállított számlák is bekerülnek a rendszerbe.

Menedzsment riportok

Ha a fent említett elemek összecsiszolódva működnek, minden adott az eredményszemléletű beszámolók elkészítéséhez. Készül egy, a törvény által szabályozott számviteli eredménykimutatás, de emellett a cég összeállít egy menedzsment riportot, amely rugalmasan hozzászabható az ügyfél igényeihez. Ezek segítségével például jól nyomon követhetők a cég különböző üzletágaihoz kapcsolható kiadásai és bevételei, havi, vagy akár ennél is sűrűbb időszakokra bontva. Mindez fontos és hasznos lehet azoknál a vállalkozásoknál, ahol a vezetők analitikus szemlélettel dolgoznak. Ezen beszámolók segítségével a döntéshozók képet kaphatnak arról, hogyan áll éppen egy-egy üzleti terv megvalósulása, kell-e menet közben változtatni valamin.

Dokumentumkezelés

A Vállakozásközpont foglalkozik mind digitális, mind papíralapú dokumentumkezeléssel. Ez a GDPR bevezetése óta igencsak érzékeny terület, így nagy terhet tudnak levenni a partnerek válláról. Mivel a real time könyvelés miatt a dokumentumok amúgy is befutnak a céghez, ez a továbbra – egy speciális szoftver használatával – logikus kiegészítse a komplex partneri együttműködésnek.

A pontos tervezés, előrelátás jelen helyzetben rendkívül fontos a cégek számára, így mindenképp érdemes átgondolni, hogy miképp lehetne hatékonyabbá tenni a folyamatokat, időt és energiát spórolni. A szombathelyi Vállalkozásközpont mindenkinek személyre szabottan nyújt segítséget, így az ügyfél azt kapja, amire a vállalkozásának valóban szüksége van.

Látott valami érdekeset, izgalmasat, szokatlant? Írja meg nekünk vagy küldjön róla fotót, akár névtelenül is facebook messengeren ide kattintva vagy emailben: jelentem@nyugat.hu
Hirdetés
Hirdetés
Hirdetés
Hirdetés
Hirdetés
Hirdetés

(X)

Hirdetés