Weboldalunkon cookie-kat használunk, melyek célja, hogy teljesebb szolgáltatást nyújtsunk látogatóink részére. További információ

Hirdetés
Hirdetés
Hirdetés
Hirdetés

Túlélési útmutató cégeknek II. – Tanácsok és tippek, hogy könnyebben menjen a digitális átállás

Cikksorozatunk első részének Túlélési útmutató cégeknek I. – Hogyan legyünk hatékonyak online? November 06. 19:30 középpontjában a járványhelyzet okozta kényszeres digitalizáció és az ezzel járó nehézségek álltak, a második részben a sikeres átálláshoz szükséges eszközöket ismertetjük és alaposan körüljárjuk a kiberbiztonság témáját is.
Hirdetés
Hirdetés
Hirdetés
Shutterstock

Hogyan döntsük el, milyen programra van szüksége a cégünknek?

Már az előző cikkben Túlélési útmutató cégeknek I. – Hogyan legyünk hatékonyak online? November 06. 19:30 is egyértelművé vált, hogy a folyamatok optimizálása és hatékonyságának növelése a digitális világhoz való alkalmazkodás egyik alapköve. A digitális kultúra hiánya miatt a cégek gyakran nem megfelelő szoftvereket választanak, illetve rosszul tervezik és szervezik meg az átállást.

Az egyik legfontosabb alaptézis ez esetben a fokozatosság elvének betartása. Nem azon áll vagy bukik a siker, hogy beszerezte-e a cég a legbonyolultabb szoftvereket vagy sem. Több vállalatvezető gondolta úgy, hogy logikus lehet egy minden kívánalomnak megfelelő integrált vállalatirányítási rendszert (ERP) vagy ügyfélkapcsolat-kezelő szoftvert (CRM) bevezetni, de ezek a próbálkozások nagyrészt kudarcba fulladtak, mivel az összetett szoftverek használata előzetes tudást igényel, és azok a cégek, ahol eddig minden adminisztráció papír alapon zajlott, nincsenek felkészülve hirtelen ekkora változásra. De nézzük, milyen problémák adódhatnak a komplex rendszerek alkalmazása során!

A levelező szoftverek használatánál gyakori hiba, hogy a küldő csak az eredeti üzenet feladójának válaszol, azoknak nem, akik csupán csatolva vannak a levelezéshez, így az információ nem jut el minden érintetthez. A mappakezelésnél a duplikáció jelenti az egyik leggyakoribb gondot. A céges adatbázisban több helyen megtalálhatók a vállatok és a termékek adatai, ezért problémát okozhat a legfrissebb példány előkeresése. Az sem mellékes, hogy milyen elnevezéseket használunk a dokumentumkezelés során vagy szabályozzuk-e azokat, illetve kinek van jogosultsága a törzsadatok rögzítéséhez. Tipikus hiba, hogy minden szervezeti egységnek külön gyökérmappát hoznak létre, azon belül pedig dokumentumtípusonként külön-külön almappákat, amelyeket olyan általános módon neveznek el, mint például „szerződések” vagy „árajánlatok”. Amikor valakinek információra van szüksége, és rákeres a „szerződések” szóra, a találatok között több, ugyanazzal az elnevezéssel ellátott könyvtárat talál, így feleslegesen sok idő és energia megy el az adott fájl keresése során.

Ezek apró problémáknak tűnnek ugyan, azonban egy összetett rendszerben hatványozottan jelentkezhetnek, ezért is fontos betartani a fokozatosság elvét. Mielőtt belevágnánk valami nagy beruházásba, gondoljuk át pontosan, mire is van szüksége a cégünknek. Felesleges ajtóstul rontani a házba, és egyből egy komplex rendszerrel kezdeni, ha azt a vállalkozás mérete és egyéb paraméterei nem indokolják. Sokkal nagyobb gondot okozhatunk magunknak és a vállalkozásunknak, ha egy számunkra szükségtelenül bonyolult rendszer használatára kényszerítjük a kollégáinkat, akik a szükséges ismeretek hiánya miatt könnyedén hibázhatnak. Ezeket a hibákat pedig jóval nehezebb kijavítani, mint egy félregépelt Excel-táblázatot. Érdemes tehát egy olyan egyszerűbb rendszerrel kezdeni, ahol a dolgozók megtanulhatják az alapokat és a fent említett anomáliák sem nehezítik a munkavégzést – mondja Ferencz Zoltán, a Vállalkozásközpont igazgatója.

Milyen veszélyei vannak a digitális átállásnak és mit érdemes tudni az IT biztonságról?

Így, hogy manapság már adatainkat nem papírokon, egy irodai szekrényben tartjuk lefűzve, fontos gondolni azok komplex védelmére. Hiába használnak az emberek már az internet elterjedése óta vírusirtó programokat, ezek tudatos használata még mindig szinte ismeretlen fogalomnak számít a köztudatban. Még a nagyobb cégek esetében is gyakori, hogy az ingyenes, könnyen elérhető, gyorsan letölthető alternatívákat választják, holott ezek nem nyújtanak megfelelő védelmet. Legtöbbször csak a fájlokat figyelik, de figyelmen kívül hagyják az e-mailezést vagy a webes védelmet.

Egyre inkább növekszik az online történő visszaélések száma, gondolhatunk itt például az eltérített utalásokra vagy a crypto-vírusokra. Az első esetben egy ismerősnek tűnő e-mail címről küld a kártevő egy levelet, amelyben leírja, hogy az adott partner bankszámlaszáma megváltozott. Egy online világban tapasztalatlan munkatárs nem is gondol rá, hogy ez téves információ lehet, így átírja a partner számlaszámát a programban, az utalásokat pedig a hamis számlára küldik majd. A második esetben ezek a rendkívül veszélyes kártevők behatolnak a számítógépbe, majd titkosítják az adatállományt, hogy a tulajdonos ne férhessen hozzá. Csak komoly összeg kifizetése után nyílik lehetőség azok visszaállítására.

Online biztonságunk érdekében ezért lehetőség szerint használjunk olyan komplex vírusirtó programot, ami védelmet nyújt a levelezésekben, a hálózaton és a weben terjedő kártevők ellen is. Természetesen léteznek használható ingyenes alternatívák, de a legjobb és legbiztosabb megoldás egy antivírus-csomag beszerzése, ami ugyan igényel némi anyagi ráfordítást, de védelmet nyújt többek között a már említett, a közelmúltban temérdek szervezetet és céget is megtámadó crypto-vírusok ellen, és arra is figyelmeztethet, ha adathalász levelet kapunk. Az e-mailes adathalászat és a fontos információk illetéktelen kezekbe kerülése ellen a legjobb megoldás a titkosított levelezőrendszerek használata, ezek ugyanis közel 100%-os biztonságot nyújtanak – tanácsolja Kolonics Gergő, a Green Tech Innováció Zrt. szervizvezetője.

Kolonics Gergő, a Green Tech Innováció Zrt. szervizvezetője
Németh Zoltán

Mindezek mellett elengedhetetlen az adatok biztonsági mentése, napjainkban erre már egyre több megoldás áll a cégek rendelkezésére. Az egyik legnépszerűbb a felhő alapú adattárolás, melynek előnye, hogy az adatbiztonságról nem az ügyfélnek kell gondoskodnia. De szintén megfelelő és kényelmes lehet egy helyi hálózati tároló (NAS) üzembe helyezése, amellyel egyetlen helyen fogható össze az összes szükséges adat. A szerverek és adatok eléréséhez a virtuális magánhálózat, vagyis a VPN-kapcsolat használata a legjobb megoldás. A biztonsági rések miatt az operációs rendszert is folyamatosan naprakészen kell tartani, a szerver oldali biztonság érdekében szükség van tűzfalra és más megfelelő biztonsági szoftverekre is.

Mik tehát a könnyen használható irodai szoftverek jellemzői?

Lehetőség szerint olyan dokumentumkezelő rendszert kell választani, amellyel megelőzhető az adatok duplikálása, hogy elég legyen csupán egyszer feltölteni azt a fájlt, ami logikailag több helyre is beillene. Illetve fontos a kifinomult keresőmotor, amelynek segítségével könnyedén megtalálhatja a felhasználó a keresett dokumentumokat. Lényeges a kollaboráció, azaz, hogy az adott dokumentum mindenki által szerkeszthető legyen és egy időben akár többen is dolgozhassanak rajta. A hivatalokkal történő kommunikációt nagyban megkönnyítheti, ha van lehetőség a kormányzat elektronikus ügyintézési portáljaihoz való csatlakozásra, egy modern szoftver már erre is kínál lehetőséget.

Az online konzultációk és videóhívások esetében a legfontosabb, hogy ne kerüljön ki semmiféle személyes, szenzitív adat, üzleti titok, tehát illetéktelenek ne tudjanak csatlakozni a beszélgetéshez, vagy lehallgatni azt, esetleg utólag megszerezni a felvételeket. Emellett hasznos lehet, ha tudjuk rögzíteni a konferenciát, beszélgetést, azonban a hozzáférésnek a fentiek miatt jogosultsághoz kötöttnek kell lennie. Egy modern videórögzítő programban már a felvétel közben meg lehet jelölni a releváns részeket, így segítve a munkatársak későbbi munkáját. A videószerkesztő funkcióval szintén időt és energiát spórolhatunk meg, ugyanis e híján egy másik szoftver segítségével kell megvágni, majd külön exportálni és importálni a felvételeket.

Pénzügyi rendszerek tekintetében fontos, hogy a választott program ne csak a számlák és a banki bizonylatok automatikus könyvelőprogramba importálását, hanem ezek feldolgozását is képes legyen elvégezni. Ennek hiányában előfordulhat, hogy a vezetők félinformációk alapján hozzák meg a döntéseiket. A számlázás esetében nem csak a szoftvereknek kell megfelelniük a fent említett elvárásoknak, hanem a szolgáltatót is aszerint kell kiválasztani, hogy az azonnal képes legyen feldolgozni a kapott adatokat – emeli ki Ágoston Mónika, a Vállalkozásközpont vezető könyvelője.

Ne feledkezzünk meg az online jelenlétről sem!

A megnövekedett versenyben elengedhetetlen a profi online jelenlét, a weboldalaknak rengeteg szempontnak kell megfelelniük. Nem elég csupán egy szép dizájn, a megfelelő célközönség számára készített tartalmakra és reszponzív (asztali számítógépre, telefonra és tabletre is optimalizált) megjelenésre is nagy hangsúlyt kell fektetni. A webshopokkal szoros összhangban álló online marketing is érintett a vírushelyzet hatásaiban. Korábban a vállalkozóknak volt ideje megtanulni az online marketing helyes használatát vagy egyszerűen kiszervezték az ezzel kapcsolatos feladatokat ügynökségeknek, most viszont a gyors változás kényszere és a piaci telítettség még inkább a szakértők fontosságát eredményezi. A megfelelő hirdetések elkészítése, a legjobb célközönség megtalálása, a megfelelő hirdetési platformok használata és a minőségi online marketing kivitelezése most fontosabb, mint valaha. Hihetetlenül hangsúlyos a professzionális hozzáállás, mivel a nem megfelelő online jelenlét nagymértékben ronthatja vállalkozásunk eredményeit.

Cikksorozatunk következő részében bemutatjuk, mit takar a vállalkozásközpont kifejezés, mit értünk real time adatszolgáltatás alatt, és milyen adminisztrációs terhektől szabadíthatjuk meg cégünket.

Egy szerkesztőség fenntartása nagyon sok pénzbe kerül. Segítsd a Nyugat.hu munkáját, mert a függetlenségnek ára van! December 3-tól 20-ig tartó kampányunkban kétmillió forintot szeretnénk összegyűjteni. Ezt a pénzt elsősorban az újságírók bérére szánjuk, hogy a valóban fontos ügyekkel foglalkozhassanak. Itt támogathatsz és tudhatsz meg többet a kampányunkról.

Látott valami érdekeset, izgalmasat, szokatlant? Írja meg nekünk vagy küldjön róla fotót, akár névtelenül is facebook messengeren ide kattintva vagy emailben: jelentem@nyugat.hu
Hirdetés
Hirdetés
Hirdetés
Hirdetés
Hirdetés
Hirdetés

(X)

Hirdetés