A világjárvány kirobbanása óta rengetegen kényszerültek home office-ba, így az értekezletek, konferenciák zöme is a virtuális térbe szorult. Azt viszont sokan nem tudják, vagy nem akarnak tudomást venni róla, hogy itt is be kellene tartani bizonyos illemszabályokat.
Sokak számára új helyzet, hogy otthonról dolgoznak, és nem mindig sikerül kellőképpen elválasztaniuk a munkaidejüket az otthon töltött szabadidejüktől. Annak a gondolata, hogy „tulajdonképpen itthon vagyok”, nagyon kényelmes gondolat, és bizony a munkavégzésre is gyakran rányomja bélyegét.
Ennek egyik első tünete lehet, hogy a reggeli online értekezletre pizsamában, az utolsó falat reggelit nyeldekelve érkezünk, majd nem sokkal később eltűnünk pár percre, mert elfelejtettük megetetni a macskát.
Kibédi Varga Katalin protokoll és etikett szakértő, aki maga is tartott már kurzust a témában, lapunknak összefoglalta, hogy mire kell odafigyelnünk egy online megbeszélésen, ha továbbra is hitelesek szeretnénk maradni, és nem akarjuk lejáratni magunkat főnökeink, kollégáink előtt.
Előkészületek
Egy online meetingre felkészülve olyan dolgokkal is számolnunk kell, amikkel élőben nem, de azokról az előkészületi munkákról sem szabad megfeledkezni, amiket egy élő megbeszélésen elvárnak tőlünk.
Utóbbira jó példa az időben érkezés. A szakértő szerint ahogy egy élő tárgyalás helyszínére is illik kicsit előbb odaérni, úgy online is érdemes nagyjából öt perccel előbb a gép előtt készen ülve várni, hogy megnyissák a meetinget.
És az öltözet is ugyanilyen fontos. A szakértő szerint az egyik leggyakoribb hiba, amit az online meetingek résztvevői elkövetnek, hogy melegítőben, atlétában, köntösben vagy pizsamában ülnek a kamera elé.
Attól, hogy otthon dolgozol, még ugyanúgy illik megfelelő öltözékben részt venni a megbeszélésen. Elvégre a munkahelyed, a kollégáid és ha van, a dress code (öltözködési előírás) is ugyanaz – teszi hozzá a szakértő.
Ha egy élő konferencián valaki prezentációt tart, jó esetben magával viszi az ahhoz szükséges anyagokat is. Az illemszakértő szerint szintén gyakori hiba, hogy az online konferenciákon erről hajlamosak vagyunk megfeledkezni, valószínűleg azért, mert az íróasztalunktól sem kell felállnunk hozzá, és úgy érezzük, mintha már eleve be lennének készítve a szükséges anyagok.
Ebből következik aztán az, hogy a megbeszélés résztvevői hosszú percekig azt nézik, ahogy a fiókokban matatunk, és közben morfondírozunk, hogy „itt kell lennie valahol”.
Egy online meetingen pedig ezeken felül a technikai előkészületekre is muszáj időt szánnunk. A kamerát például ajánlott szemmagasságban elhelyezni úgy, hogy merőleges legyen az arcunkra. A megbeszélés többi résztvevője sem az orrszőrünkre, sem a szebbik profilunkra nem kíváncsi.
Igyekezzünk minél jobban kizárni a zavaró tényezőket, mint például a kutyaugatást, a tévé zaját vagy tornázó párunkat a hátunk mögött. Nőknél a zajos ékszerek is problémát okozhatnak, mivel az arcunkhoz emelt mikrofon sokszorosára erősíti fel ezeket a hangokat.
Dr. Kibédi Varga Katalin szerint a háttér és a fényviszonyok kialakítására is érdemes egy kis időt szánni. A háttér legyen minél semlegesebb, az arcunk pedig a megfelelő világítás segítségével emelkedjen ki belőle. A szakértő szerint az a legjobb, ha ezt természetes fénnyel is el tudjuk érni, de ha nem, akkor egy-két kisebb lámpával is meg lehet oldani.
Ami pedig még fontos lehet belépéskor, hogy némítsuk le a mikrofonunkat, és hagyjuk is úgy az egész megbeszélés idejére, kivéve, amikor mi beszélünk.
A megbeszélés során
Alapvetően egy online megbeszélés során is ugyanazokat a dolgokat nem illik csinálni, amiket egy élő megbeszélés során – vélekedik a szakértő. Talán a legáltalánosabb példa az evés. Attól, hogy otthon, a saját asztalunknál ülünk, ez ugyanúgy tiszteletlenség.
A kameránk legyen végig bekapcsolva meeting közben, hacsak a „házigazda” nem kéri másként. (Egy online órát tartó egyetemi tanár számára például zavaró lehet, ha egyszerre több tucat kis kép izeg-mozog a monitoron.) Automatikusan bizalmatlanságot keltünk magunkkal szemben, ha a nem működő kamerára hivatkozva nem mutatkozunk. Könnyen gondolhatják azt kollégáink, hogy például eszünk, iszunk, esetleg aknakeresőzünk.
És ha már a képnél tartunk, próbáljuk mellőzni a mocorgást, beszéd során az elnagyolt gesztusokat. Élőben is zavaró lehet, ha valaki a prezentációja közben még a Shakespeare összest is elmutogatja, de a kamera szűk képén keresztül egyenesen kibírhatatlan.
Kibédi Varga Katalin szerint az is fontos, hogy amikor beszélünk, a kamerába nézzünk és ne a képernyőre. Ez az egyik legnehezebben betartható illemszabály, mivel ehhez nem elég az elhatározás, némi gyakorlat is kell hozzá. Hozzá szoktunk, hogy ha beszélünk valakihez, az arcát látjuk, a szemébe nézünk, és egy online megbeszélésen is automatikusan keressük a többiek pillantásait. Webkamerán keresztül azonban ez épp azt a hatást kelti, mintha végig lefelé bámulnánk, és pont úgy „nézünk a többiek szemébe”, ha a kamerába nézünk.
Fontos továbbá, hogy webkameraképünk alá ne egy nicknév legyen kiírva, hanem a teljes nevünk. Ez nem csak arról szól, hogy megtiszteljük vele a többi résztvevőt, hanem praktikus is, akár a névtáblák egy nagyobb, kevésbé családias konferencián.
Arra pedig a hostnak, vagyis a meeting „házigazdájának” illik odafigyelni, hogy a megbeszélés végeztével ő lépjen ki utoljára.
Dr. Kibédi Varga Katalintól azt is megkérdeztük, hogy hogyan illik reagálni, ha valaki az eddig felsorolt hibák közül bármelyiket is elköveti, és ez abszurd, komikus helyzetet szül. A szakértő elmondta, hogy ugyanúgy illik nem észrevenni az ilyet, mint a való életben.
